¿Por qué habéis elegido este tema para la mesa redonda de este año?

Porque ICH E6(R3) ya no es algo que viene. Ya está aquí. Y ahora toca demostrar cómo lo estamos aplicando en la práctica.

Durante los últimos años hemos hablado muchísimo de RBQM, de quality by design, de oversight, de proporcionalidad al riesgo y de critical thinking. Pero creo que el verdadero reto empieza cuando todo eso se tiene que demostrar en una inspección.

Una cosa es decir que trabajas con enfoque basado en riesgos y otra muy distinta es poder enseñar, con evidencia, qué riesgos identificaste, qué decisiones tomaste, por qué las tomaste, cómo supervisaste lo delegado y qué hiciste cuando algo no funcionó como estaba previsto.

Y ahí es donde creo que todavía hay recorrido. Desde Pharmity y Qlarix llevamos tiempo insistiendo en esta idea: el oversight no puede ser una actividad decorativa ni un conjunto de reuniones periódicas. Tiene que ser una forma real de gestionar el ensayo, de anticipar problemas, de priorizar recursos y de dejar evidencia de que el promotor mantiene el control.

Cuando hablas de “qué están mirando los inspectores”, ¿a qué te refieres exactamente?

Me refiero a que cada vez se mira menos el documento de forma aislada y más la historia completa del ensayo.

Un inspector puede revisar un plan de monitorización, un risk assessment, unas actas de oversight, un tracker de desviaciones, un vendor oversight plan o un TMF. Pero la pregunta de fondo no es solo si esos documentos existen.

La pregunta real es: ¿esto demuestra que el ensayo estaba bajo control?, ¿El promotor sabía cuáles eran las áreas críticas?, ¿Se definieron responsabilidades claras?, ¿Se supervisó adecuadamente lo delegado?, ¿Se actuó ante las señales de riesgo?, ¿Se tomaron decisiones proporcionadas?, ¿La evidencia permite reconstruir qué ocurrió?.

Creo que esta es la gran diferencia. Ya no basta con tener documentos correctos. Tienen que ser documentos útiles, conectados entre sí y capaces de demostrar control.

¿Qué cambia con ICH E6(R3) desde el punto de vista de inspección?

ICH E6(R3) no cambia todo de la noche a la mañana, pero sí refuerza muchas expectativas que ya existían y las hace más explícitas.

Para mí hay varios mensajes importantes.

El primero es que las responsabilidades tienen que estar mucho más claras y mejor definidas. En ensayos cada vez más externalizados y complejos, no puede haber zonas grises sobre quién hace qué, quién revisa qué, quién decide, quién escala y quién conserva la evidencia.

El segundo es que el promotor debe mantener oversight real sobre las actividades delegadas. Delegar una actividad no significa perder visibilidad ni control. Si una CRO, un laboratorio, un vendor tecnológico o cualquier otro proveedor realiza una actividad crítica, el promotor debe poder demostrar cómo la ha supervisado.

Y el tercero es que la gestión de riesgos debe ser viva. No puede quedarse en un ejercicio inicial para cumplir el expediente. Tiene que influir en la estrategia de monitorización, en la gestión de proveedores, en la revisión de datos, en la gobernanza del estudio y en las decisiones durante la vida del ensayo.

¿Dónde ves más debilidades actualmente en oversight del promotor?

Veo dos extremos.

Por un lado, organizaciones que externalizan mucho y asumen que, si la CRO lo gestiona, el tema está cubierto. Y no siempre es así.

Por otro lado, organizaciones que intentan demostrar oversight generando mucha documentación, pero sin que esa documentación refleje un análisis crítico real.

El oversight no es tener muchas reuniones. No es llenar un tracker. No es revisar KPIs sin entender qué significan. No es recibir informes de la CRO y archivarlos.

El oversight debería permitir al promotor entender qué está pasando en el ensayo, detectar señales, tomar decisiones y verificar que las acciones funcionan.

Si una desviación importante se repite, si un centro crítico no está siendo bien gestionado, si el TMF no está actualizado, si hay problemas de datos, si un proveedor no cumple, si hay señales de que una actividad externalizada no está bajo control, el promotor tiene que poder demostrar qué hizo con esa información.

Ahí es donde muchas veces aparece la brecha entre “hemos realizado seguimiento” y “hemos ejercido oversight”.

Has mencionado responsabilidades más claras. ¿Por qué es tan importante este punto?

Porque muchas inspecciones acaban encontrando problemas que no vienen de una mala intención ni de falta de trabajo, sino de responsabilidades mal definidas.

En un ensayo clínico participan muchas partes: promotor, CRO, laboratorios, proveedores tecnológicos, sites, data management, safety, estadística, medical monitoring, QA, etc. Si las responsabilidades no están claramente asignadas, documentadas y entendidas, se generan huecos. Y los huecos en un ensayo clínico son peligrosos.

Puede quedar sin revisar una transferencia de datos. Puede no escalarse una desviación relevante. Puede asumirse que otra parte estaba revisando algo. Puede no quedar claro quién validó una configuración. Puede no saberse quién debía aprobar un cambio. Puede no conservarse la evidencia adecuada.

ICH E6(R3) insiste mucho en que los sistemas de calidad deben ser proporcionados, pero también efectivos. Y para que un sistema sea efectivo, las responsabilidades tienen que estar claras desde el inicio.

No solo en el contrato. También en los planes del estudio, en los procesos operativos y en la evidencia del día a día.

¿Qué tipo de evidencia crees que marca la diferencia durante una inspección?

La evidencia que permite reconstruir decisiones.

A veces hay mucha documentación, pero no se entiende qué pasó. Hay actas, emails, planes, trackers, informes, pero no hay una línea clara entre riesgo, decisión, acción y seguimiento.

Para mí, una buena evidencia debería permitir contestar preguntas muy simples: Qué se detectó, por qué era relevante, quién lo evaluó, qué impacto podía tener, qué decisión se tomó, qué acción se definió, quién era responsable, cómo se siguió, y cómo se cerró.

Esto aplica a desviaciones, proveedores, sistemas, datos, centros, safety, TMF, monitorización, cambios operativos y cualquier área crítica del ensayo.

No se trata de escribir más. Se trata de documentar mejor.

¿Quiénes participarán en la mesa redonda y qué perspectivas aportarán?

La mesa contará con un panel muy completo, con profesionales de garantía de calidad, auditores y consultores GCP que, desde la implementación de ICH E6(R3) en Europa, han estado involucrados en inspecciones regulatorias, preparación para inspecciones o soporte directo a organizaciones inspeccionadas.

Participarán representantes del grupo de inspección de la AEMPS, profesionales de compañías farmacéuticas reconocidas como Novartis, Roche y Towa, y consultores de firmas especializadas como Pharmity, Qlarix y Adamas.

Creo que la combinación es muy potente porque tendremos diferentes miradas sobre el mismo problema: La perspectiva inspectora, la perspectiva de del promotor, la perspectiva de auditoría y consultoría, y la perspectiva tecnológica y de oversight basada en riesgo.

Y, sobre todo, personas que pueden hablar desde la experiencia práctica: qué están viendo, qué preguntas están surgiendo, qué tendencias se están consolidando y dónde siguen apareciendo debilidades.

¿Qué papel aportará AEMPS en esta mesa?

Contar con representantes del grupo de inspección de la AEMPS nos permitirá escuchar de primera mano cómo están viendo esta evolución desde la perspectiva inspectora.

Creo que podrán aportar mucho sobre en qué se están enfocando actualmente, qué está cambiando a nivel de hallazgos, cómo se está interpretando el enfoque basado en riesgos y qué esperan ver cuando una organización dice que ha implementado ICH E6(R3).

También será muy interesante entender cómo ven la evolución de las inspecciones en un entorno cada vez más externalizado, digitalizado y dependiente de datos generados o gestionados por múltiples partes.

Desde la industria muchas veces hablamos de lo que creemos que los inspectores esperan. Esta mesa será una oportunidad para escuchar directamente su visión.

¿Qué te gustaría que no fuera esta mesa?

No quiero que sea una mesa para repetir la guía. La guía ya está publicada y todos podemos leerla. 

Me gustaría que fuera una conversación honesta sobre la implementación real. Sobre dónde cuesta. Sobre qué sigue fallando. Sobre qué están viendo los inspectores. Sobre cómo están respondiendo las compañías. Sobre qué significa realmente demostrar oversight y control.

Creo que el sector necesita menos teoría y más conversación práctica.

No desde el miedo a la inspección, sino desde la responsabilidad de hacer ensayos mejor diseñados, mejor supervisados y más defendibles.

¿Cuál sería tu mensaje principal para los profesionales del sector?

Mi mensaje sería: no confundamos cumplimiento documental con control real.

ICH E6(R3) no trata de crear más burocracia. Trata de trabajar con más criterio, más proporcionalidad, más claridad en responsabilidades y mejor evidencia.

Para mí, el gran cambio está en pasar de una calidad reactiva a una calidad que realmente ayuda a dirigir el ensayo.

Desde Pharmity lo vemos constantemente en auditorías y preparación para inspecciones. Y desde Qlarix lo trasladamos también a la parte tecnológica: cómo ayudar a que el oversight, el riesgo, las decisiones y la evidencia estén conectados y no dispersos en documentos, reuniones y trackers independientes.

Al final, el mensaje es muy claro. Una inspección no debería ser el momento en el que intentamos reconstruir el ensayo. Debería ser el momento en el que podemos demostrar cómo se gestionó.

¿Por qué recomendarías asistir a esta mesa redonda?

Porque creo que será una mesa muy pegada a la realidad.

Vamos a hablar de inspecciones, de hallazgos, de tendencias, de oversight, de riesgo, de datos, de sistemas, de responsabilidades y de evidencia. Y lo haremos desde distintas perspectivas, incluyendo la de AEMPS, la industria farmacéutica y consultores que trabajan directamente en auditorías, inspecciones y modelos de calidad.

Creo que puede ser una sesión muy útil para cualquier profesional que trabaje en el sector de investigación clínica. Porque una cosa es cumplir con la guía y otra muy diferente es poder demostrarlo ante un inspector.